身为一个实践较差的时间管理爱好者,我的时间管理是在大三(还是大二来着)迷茫的时候接触到一本<小强升职记>开始的,那以后,我饶有兴致地一连串看了许多时间管理类的书籍,今天先聊一本我觉得最简单也最实用的,<ZTD-轻松搞定>.
简介
这本书的作者是博客Zen Habits的作者Leo Babauta,其内容是一个简洁完整的时间管理系统.
正如你可能注意到的,ZTD(zen to done)和圣经GTD(Getting Things Done)(你也可以看看David Allen的网站GTD)很像,作者也在书中花了一些篇幅来表示他没有抄袭和侵权,既然事情都这样了,我也就不讨论这些有的没的了,仅就ztd内容本身而言,确实是相比gtd可能更适合我的版本.
总的来说,抛掉首尾,书中介绍了十个习惯,这十个习惯构成了一个完整的时间管理系统,其中作者说后两个优先级相对较低,而前四个可以组成一个最精炼的系统.作者还强调,培养习惯要慢,要一次一个,不要急于求成,另外可以用一些习惯培养的套路,都不赘述了.
下面我们简单说一下这十个习惯.
说明一下,本文不全是原书的总结,里面有个人经验存在
十个习惯
一 收集
也就是随身携带一个收集栏(我觉得现在完全可以用手机来充当,不过最好还是淡化具体工具的建议吧,就像现在有很多人还很喜欢m5活页本,我也有一个),以及邮箱(微信等等?)也是收集栏,还有实体的收集栏,用来收集实体,比如办公室里收到的各种文件.
要维持较少的收集栏总数量,然后保证使用,东西进来了不立即处理的话就放到收集栏,不要放到其他地方.其中最重要的是在随身收集栏上记下你的所有想法.比如在赶文章时突然想到"要网购卫生纸了",那么先记在收集栏,然后继续赶文章,等文章赶完再查看收集栏.
最后强调一下:所有,不要觉得很傻或者懒得做.
二 处理
书中推荐你每天至少一次清空所有收集栏,对某些,频率可能更高(比如老板的微信),但也不要太高(你应该能感觉到必要和逃避其他工作的区别).
处理时要将收集栏中的每一条从上到下一一处理,不要搁置任何一项.
对每一条的处理有几种选择:
删除.如果不想做就不做了,人生少几件事也挺好.
委派.不想要过程,只想要结果,就交给别人做吧.(哪怕是花些小钱,比如请外卖员帮你去饭店带饭不就是吗?)
立即行动.著名的两分钟原则:两分钟内就能搞定就立即去做,然后再处理下一项.两分钟没什么科学道理,但是你总得设一个标准,那就两分钟吧.
安排好.写到行动清单,日程表之类的地方,然后你的完整系统会帮你在以后做这件事.
归档.如果目前只是要保存的灵感,文档之类的东西就放到一个归档系统里吧.(推荐一本书:打造第二大脑)
三 计划
ztd推荐的计划其实把一天和一周塑造成了一个更加系统化的存在.计划分两部分:每日计划和每周计划.
每周从行动清单等等东西里面把任务拉一些放到本周清单里.每周清单可以是稍微松散的,接受临时的调整.
每天(当然也可以是前一天晚上,每周也可以是上周末等等)从本周清单里拉一些放到今天清单里,以及可能半路杀出的某些任务放到今日清单里.尽早搞定清单上的事情,然后今天就可以休息了.每日清单尽量写好了就不要变动了,要调整的话第二天写新清单再调整吧,这是我从Scott Young那里学来的.
ztd还推荐你,每日清单只有1-3个大石块,剩下的迷你任务可以打包起来在一天中较晚的时候搞定.
延伸来说,我们还可以有年度计划等等,但我觉得先从小的开始着手吧.不过更大的计划也是很重要的,比如周计划确保你做的事情不全是为了每天的生活,而是有更伟大的行为(至少能伟大到有数周的影响力!).
四 行动
这个习惯确实很有意思,因为我们真的常常玩弄系统而没有真的在做什么.
那么,行动要求你一天尽早去打开日清单,然后一样一样处理大石块.我自己也觉得行动可以说是最重要的一环了,所以仔细来说一说.
- 每天应该尽早开始处理大石块,将小任务打包到较晚的时段一次性完成.
- 首先,关掉所有打扰源,比如微信,网页,又比如准备好收集栏用来收集工作时随时出现的不用立刻处理的点子.
- 保持专注,一次只做一件事!!!就连音乐最好也不要听(当然有的时候我反正是忍不住听听音乐)
- 如果难以避免被打断,那么就把当前的事情尽量变得方便以后回来续上.比如写一个便条记录现在做到哪一步了,然后一起放到收集栏里.
- 可以使用番茄工作法,设定ddl法等方法.
- 不要完美主义,只是随便处理就好,也许这样能避免开始时的阻力,此外可以看看Scott Young的双流理论.
五 清单系统
这一章说实话比较迷,我也没怎么看懂.总之,要有一个简单而实用的清单系统.因此我在这里说说我自己的好了.
我的清单有:行动清单,未来清单,日程表,以及每日每周清单.我把项目等等都直接写在了行动清单.对确定什么时候做的(常常是会议,考试这种东西)放到日程表,对暂时不考虑开启的放到未来清单.
然后每周做每周清单时,先看看未来清单有没有要拉到行动清单的(如果要拉的话会进行一些扩充,在行动清单里是项目的分解,而未来清单只是一个存目),然后把行动清单里的事情拉到每周清单里.(当然正如前面说的,每周清单也可能随时调整)
做每日清单的时候,先看看日程表,然后看看行动清单,再加上一些临时出现的任务,就是每日清单了.
六 整理
一句话来说就是为每样东西指定一个放置的地方,用完了就放到那儿,而不是随手乱放.此外标签,定期完整整理等等也是很有用的.
七 回顾
每周回顾.主要做几件事:
- 从更长远的目标上看看最近做的事和将做的事有没有偏离;
- 检查上周的各项清单和收集栏有没有忘记什么;
- 完成五 清单系统里做每周清单的行为.
八 简化
删掉不必要或者变得不必要的事情.删掉不必要的收集栏(主要指的是你的订阅等等).将小任务放到一起处理,等等.
九 设定惯例
主要包括每日惯例和每周惯例.
每日惯例比如(我临时编的一个哈):早上7:00按掉闹钟,上厕所穿衣洗漱后运动一小时,吃早饭,开始做第一件大石块.
每周惯例比如(你懂的):每周日不干活;每周五是大扫除日,等等.
设定惯例可以系统化你的生活,并减少开始工作时的阻力.
十 找到热情
如题,如果真的能够做热爱的事业该有多好.